Pemanfaatan, Studi Kasus Manajemen Proyek & Resiko

1.Pemanfaatan Manajemen Proyek & Resiko Dalam Perusahaan

Manajemen Proyek

Banyaknya investasi proyek yang gagal, baik pada tahap pembangunan maupun tahap operasi, membuat perlunya ketepatan dan ketelitian dalam tahap studi kelayakan proyek agar risiko kegagalan seperti itu di kemudian hari dapat dikurangi dengan memperbaiki project managementnya.

Manfaat yang diperoleh dari studi kelayakan proyek

Manfaat dari studi kelayakan proyek IT ini adalah hasil dari laporan tertulis, isi dari studi kelayakan proyek ini mengungkapkan bahwa suatu rencana bisnis dapat direalisasikan. Laporan tadi dapat digunakan sebagai masukan utama dalam rangka mengkaji ulang untuk menyetujui atau sebaliknya menolak hasil studi kelayakan tadi. Laporan studi kelayakan haruslah menyatakan manfaat sebagai berikut:

• Memahami prosedur penyusunan studi kelayakan proyek yang profesional.

• Mengetahui hal-hal yang perlu diteliti dalam rangka penilaian kelayakan investasi atau

usaha bisnis.

• Mengetahui hal-hal yang perlu dipertimbangkan untuk mempersiapkan pengamanan

investasi.

• Memahami dasar-dasar penyusunan proyeksi dan evaluasi keuangan termasuk evaluasi

keuntungan proyek dengan metoda discounted cash flow, Internal Rate of Return (IRR),

dan Net Present Value (NPV).

Apa saja yang dibahas dalam studi kelayakan proyek IT?

• Peluang pasar dan pemasaran.

• Aspek teknis dan teknologi.

• Aspek organisasi dan manajemen.

• Kelayakan aspek keuangan.

• Identifikasi faktor kegagalan.

A. Aspek pasar dan pemasaran

Dari aspek pasar dan pemasarannya kita perlu tahu persis, segmen pasar yang dituju oleh perusahaan, kita juga perlu tahu persis siapa-siapa pelanggan perusahaan serta kemungkinan risiko akibat ketergantungan perusahaan pada beberapa pelanggan saja, risiko menurunnya daya beli konsumen yang dituju, kemungkinan pengembangan pasar di masa yang akan datang, hambatan-hambatan pemasaran produk serta faktor-faktor pemasaran lainnya.

Jangan hanya menawarkan harga murah, jika tidak menjual produk.

Dalam beberapa kasus, kita mungkin memasang harga tinggi pada produk yang ditawarkan. hal ini terjadi karena kita tidak memposisikan diri untuk mempersembahkan produk yang bernilai tambah kepada konsumen kita. Dengan kata lain, berikan selalu nilai tambah pada produk yang kita tawarkan.

Temukan pasar sebelum menciptakan produk.

Orang yang memulai bisnis dengan sebuah pengembangan produk baru kemudian mencari pasarnya akan mengalami kesulitan dalam menjalankan bisnisnya.

Temukan pasar dengan orang-orang yang telah siap untuk membeli sebuah produk.

Kebanyakan yang pertama kali dicari oleh pengusaha sukses adalah pasar baru kemudian mengembangkan produk yang secara konstan dicari dan dibeli oleh konsumennya.

Temukan pasar yang sudah ada.

Jika kita mengalami kesulitan dalam mengggambarkan siapa prospek proyek ini yang sebenarnya, maka kita akan menghadapi cobaan berat dalam menjual produk proyek ini. Masuklah ke pasar yang telah siap untuk membeli produk kita.

Testing adalah kunci keberhasilan.

Sebuah iklan mungkin bisa bekerja 10 kali lebih efektif dengan iklan lain yang hampir mirip untuk produk yang sama. Untuk itu,manajemen proyek harus selalu melakukan test untuk tajuk iklan, penawaran, jaminan, dan metoda meningkatkan permintaan lainnya. Penjual yang paling sukses tidak selalu yang paling pintar. Mereka adalah yang selalu melakukan test untuk memperoleh metoda yang paling baik tanpa pernah menyerah.

Ambil pasar yang paling kita sukai.

Jangan mengambil pasar atau produk berdasarkan uang. Temukan sesuatu yang benar-benar kita sukai. Jika kita bersemangat dengan pasar kita, maka kita akan menemukan cara yang mudah untuk menggelutinya sampai kita mencapai kesuksesan.

Temukan kesempatan yang paling mudah.

Jangan pilih produk yang berbiaya 500 juta yang memakan waktu 2 tahun untuk selesai, terutama bila kita sedang memulai sesuatu. Cari proyek yang hanya memakan waktu satu bulan. Memang cukup melelahkan bila sedang memulai, namun pastikan kita masih dalam jalur yang benar.

Hindari tantangan ketika memilih bisnis.

Tantangan yang sebenarnya akan muncul setelah kita selesai mendirikan suatu proyek. jadi, temukan proyek yang kita yakin dapat diselesaikan dalam jangka waktu pendek. Kebanyakan pemula tidak pernah dapat menyelesaikan proyek yang memakan waktu lebih sebulan.

B. Aspek teknis dan teknologi

Masalah Manajemen Operasional

Adalah suatu fungsi atau kegiatan manajemen yang meliputi perencanaan, organisasai, staffing, koordinasi, pengarahan dan pengawasan terhadap operasi perusahaan. Tugas manajemen operasional diperusahaan adalah untuk mendukung manajemen dalam rangka pengambilan keputusan masalah-masalah produksi/operasi.

Ada 2 masalah pokok yang akan di hadapi:

1. Masalah penentuan posisi perusahaan.

Penentuan posisi perusahaan dalam masyarakat bertujuan agar keberadaan perusahaan

sesuai dengan kebutuhan masyrakat, dan dapat dijalankan secara ekonomis efektif dan

efisien. Oleh kaena itu, perlu diputuskan bagaimana hendaknya posisi perusahaan di

tentukan. Keputusan meliputi, antara lain meliputi penentuan produk yang akan di

tawarkan ke pasar, termasuk menentukan kualitasnya. 

2. Masalah operasional

Biasanya timbul pada saat proses produksi sudah berjalan. Untuk proses produksi yang

menghasilkan jasa, keputusan pada masalah operasional ini adalah, rencana produksi,

rencana persediaan bahan baku(komputer, koneksi internet, kabel data, listrik, dll)

penjadwalan kerja proses produksi, pengawasan dan monitoring kualitas dan pengawasan biaya produksi.

Masalah proses produksi dan operasi

Mengelola proyek dengan menggunakan metodologi yang telah teruji akan dapat memberikan manfaat sebagai berikut :

- Pengendalian yang lebih baik terhadap berbagai aspek proyek seperti aspek keuangan, sumber daya fisik dan

sumber daya manusia.

- Terbinanya hubungan yang lebih baik dengan customer

- Waktu penyelesaian proyek lebih singkat

- Biaya lebih rendah

- Kualitas lebih baik dan keandalan hasil dapat ditingkatkan

- Menghasilkan keuntungan lebih tinggi

- Peningkatan produktifitas

- Koordinasi internal akan lebih baik

- Semangat kerja tim akan meningkat

Manfaat lain yang didapat dengan menerapkan manajemen proyek adalah :

- tersedianya upaya sistematis dalam proses persiapan, perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan penyelesaian

proyek sehingga para pihak-pihak terkait tidak dikejutkan oleh berbagai hal di luar perencanaan.

- Manfaat berikutnya adalah pengelolaan yang baik akan memberikan jaminan tercapainya tujuan serta mengurangi

terjadinya resiko.

- Bidang ilmu manajamen proyek menyediakan alat bantu dan mekanisme untuk merencanakan, memantau, menelusuri

dan mengelola jadwal, sumber daya, biaya dan kualitas.

- Dengan manajemen proyek, pengalaman akan terdokumentasi dengan baik sehingga dapat digunakan sebagai tolok

ukur perencanaan di masa datang.

- Dokumentasi rencana, catatan pelaksanaan dan pengalaman atau ‘lesson learned’ dalam

melaksanakan proyek yang lalu, tentunya dapat dipergunakan dalam merencanakan dan melaksanakan proyek sejenis

di masa yang akan datang.

- Anggota tim yang berasal dari berbagai disiplin ilmu, dapat saling belajar dan mengembangkan diri.

- Dari manfaat manajemen proyek dan ilustrasi yang diberikan, dapat disimpulkan bahwa bidang ilmu manajemen

proyek tidak hanya diperlukan oleh pimpinan proyek konstruksi atau untuk membangun hal-hal fisik saja, tetapi juga

dapat dipergunakan oleh orang-orang yang diberi tanggung jawab untuk mengelola kegiatan-kegiatan yang

menghasilkan produk non-fisik seperti pelaksanaan pemilu, pembuatan kebijakan baru, penyusunan dan implementasi

prosedur baru dan lain sebagainya.

Manajemen Resiko

Berguna untuk mengambil keputusan dalam menangani masalah-masalah yang rumit.
- Memudahkan estimasi biaya.
- Memberikan pendapat dan intuisi dalam pembuatan keputusan yang dihasilkan dalam cara yang benar.
- Memungkinkan bagi para pembuat keputusan untuk menghadapi resiko dan ketidakpastian dalam keadaan yang nyata.
- Memungkinkan bagi para pembuat keputusan untuk memutuskan berapa banyak informasi yang dibutuhkan dalam menyelesaikan masalah.
- Meningkatkan pendekatan sistematis dan logika untuk membuat keputusan.
- Menyediakan pedoman untuk membantu perumusan masalah.
- Memungkinkan analisa yang cermat dari pilihan-pilihan alternatif.

Menurut Darmawi, (2005, p. 11) Manfaat manajemen risiko yang diberikan terhadap perusahaan dapat dibagi dalam 5 (lima) kategori utama yaitu :
a. Manajemen risiko mungkin dapat mencegah perusahaan dari kegagalan.
b. Manajemen risiko menunjang secara langsung peningkatan laba.
c. Manajemen risiko dapat memberikan laba secara tidak langsung.
d. Adanya ketenangan pikiran bagi manajer yang disebabkan oleh adanya perlindungan terhadap risiko murni, merupakan harta non material bagi perusahaan itu.
e. Manajemen risiko melindungi perusahaan dari risiko murni, dan karena kreditur pelanggan dan pemasok lebih menyukai perusahaan yang dilindungi maka secara tidak langsung menolong meningkatkan public image.

Manfaat manajemen risiko dalam perusahaan sangat jelas, maka secara implisit sudah terkandung didalamnya satu atau lebih sasaran yang akan dicapai manajemen risiko antara lain sebagai berikut ini (Darmawi, 2005, p. 13).
a. Survival
b. Kedamaian pikiran
c. Memperkecil biaya
d. Menstabilkan pendapatan perusahaan
e. Memperkecil atau meniadakan gangguan operasi perusahaan
f. Melanjutkan pertumbuhan perusahaan
g. Merumuskan tanggung jawab social perusahaan terhadap karyawan dan masyarakat. 

II.Studi Kasus Tentang Manajemen Proyek & Resiko

A.Manajemen Proyek

 – Monitoring and Controlling
Monitoring and Controlling merupakan pengukuran dan pemantauan perkembangan secara berkala akan tujuan proyek untuk memastikan adanya kecocokkan antara progress dgn rencana awal proyek, selain itu untuk memantau setiap penyimpangan yang ada dari rencana awal
Input:

• Berupa output-an dari proses sebelumnya

Output:

• Adanya recommended corrective actions, preventive actions, dan defect repair
• Terukurnya performansi
• Terukurnya kontrol kualitas
• Resolved Issues

– Closing
Meraih lebih banyak lagi stakeholders dan pelanggan yang menerima layanan ataupun produk akhir kita
Input:

• Berupa output dari proses penutupan

Output:

• Final Product, service or result
• Menutup kontrak
• Dokumentasi

B.Manajemen Resiko

 

PT GUDANG GARAM, Tbk

Salah satu perusahaan rokok terbesar di Indonesia yaitu PT Gudang Garam sempat menjadi perusahaan yang juga mendapat dampak dari pelemahan nilai tukar rupiah terhadap dollar Amerika Serikat yang melanda Indonesia, seperti berita yang dilansir oleh liputan6.com berikut ini

Dampak Pelemahan Rupiah Mulai Terasa ke Emiten

Pelemahan mata uang rupiah dalam beberapa hari terakhir mempengaruhi laba-laba perusahaan yang sudah melantai di Bursa Efek Indonesia (BEI). Berdasarkan data Bloomberg, nilai tukar rupiah pada hari ini, Rabu (21/8/2013) sudah menyentuh ke level Rp 10.963 per dolar Amerika Serikat (AS). Pergerakan nilai tukar rupiah yang terjadi hari ini sangat mempengaruhi emiten-emiten yang sudah melantai di bursa.

Kepala Strategi Riset dan Ekuitas Bahana Sekuritas me Harry Su mengatakan, akibat dampak pergerakan pelemahan rupiah, banyak emiten yang terkena dampak dari pelemahan rupiah tersebut. "Jelaslah, pelemahan rupiah itu sangat jelek untuk pasar. Tapi emiten yang mempunyai utang berdasarkan mata uang dolar AS," ujar Harry ketika ditemui dalam acara Halal bi Halal Bahana Group dan Market Update di Graha Cimb Niaga, Jakarta, Rabu (21/8/2013).

Menurut Harry, selain faktor pelemahan rupiah yang mempengaruhi laba bersih di setiap emiten, dan juga kenaikan suku bunga acuan Bank Indonesia (BI Rate). Adapun saham yang sangat terpengaruh terhadap pelemahan nilai tukar rupiah adalah, PT Indosat Tbk (ISAT). Saham telekomunikasi tersebut terkena dampak 17,9% dari laba bersih, sedangkan pengaruh BI Rate hampir sebesar 24% dari raihan laba bersih.

Selain ISAT, laba bersih perusahaan PT Gudang Garam Tbk (GGRM) juga megalami penurunan hingga 0,9%. Laba PT Bakrie Telekomunikasi Tbk (BTEL) juga mengalami penurunan hingga 5,9% dan laba bersih PT Gajah Tunggal Tbk (GJTL) mengalami penurunan 5,9%.

Lanjut Harry, pelemahan rupiah juga menurunkan laba bersih emiten, tapi juga memberikan dampak pada keuntungan emiten. PT Timah Tbk (TINS) mengalami penurunan keuntungan hingga 5,2%, sedangkan PT Astra Agro Lestari Tbk (AALI) mengalami penurunan laba bersih hingga 3,4%. "Pelemahan mata uang rupiah juga berdampak pada PT Sarana Menara Nusantara Tbk (TOWR) mengalami penurunan laba bersih hingga sebesar 3,9%," tegasnya. Ditambahkannya, pelemahan rupiah yang semakin tajam, memang mempengaruhi kinerja emiten, khususnya yang berpendapatan mata uang dolar AS. Berdasarkan berita diatas PT Gudang Garam menjadi salah satu perusahaan yang mengalami penurunan laba bersihnya sebesar 0,9%  akibat melemahnya nilai rupiah.

Hal ini dialami oleh PT Gudang Garam karena perusahaan membutuhkan bahan baku utama berupa tembakau dan cengkeh yang berkualitas untuk produk mereka, sementara kualitas panen tembakau dan cengkeh lokal yang menjadi bahan baku utama tersebut sangatlah bergantung pada cuaca, faktor cuaca yang kini sering tidak menentu mengakibatkan penurunan kualitas panen kedua bahan baku tersebut. Sehingga perusahaan terpaksa harus mengimpor persediaan bahan baku mereka dari luar negeri agar kualitas atas produk yang dihasilkan tetap terjaga. Inilah yang menyebabkan menurunnya pendapatan dan laba bersih perusahaan.

Selain itu penurunan pendapatan dan laba bersih Gudang Garam dapat disebabkkan juga oleh aturan pemerintah, karena sebelumnya  industri rokok  diberatkan dengan aturan pemerintah yaitu regulasi mengenai rokok, PP Nomor 109 tentang Pengamanan Bahan yang Mengandung Zat Adiktif berupa produk Tembakau bagi kesehatan yang dikeluarkan pemerintah tahun 2012 kemarin yang mengacu pada  Framework Convention on Tobacco Control (FCTC) yang dicanangkan oleh WHO pada tahun 2003, salah satu aturannya yang berupa kenaikan bea pita cukai yang secara terus menerus dan juga kewajiban menampilkan gambar - gambar seram dari bahayanya rokok pada kemasan dan iklan rokok.

Biaya pita cukai dan PPN Gudang Garam pada tahun 2013 mencapai 29 triliun, atau setara 67% dari total beban biaya pokok penjualan Gudang Garam. Dan jika dibandingkan dengan pendapatan penjualan, biaya pita cukai Gudang Garam tahun 2013 setara dengan 54% hasil pendapatan penjualan perusahaan. Artinya, 54% dari total pendapatan penjualan Gudang Garam tahun 2013 digunakan untuk membayar bea pita cukai dan PPN. Dan jika dilihat dalam beberapa tahun belakang, kontribusi biaya pita cukai dan PPN tersebut nilainya selalu diatas 50% dari total pendapatan penjualan Gudang Garam. Bagaimana pun itu perusahaan harus tetap mengeluarkan dana untuk membayar besarnya biaya pita cukai sesuai aturan.

Serta kewajiban perusahaan menampilkan gambar-gambar dari bahaya dan dampak negatif rokok pada kemasan serta iklan produk secara tidak langsung akan mengurangi minat para konsumen untuk merokok, hal ini tentu saja akan menurunkan penjualan rokok, termasuk rokok Gudang Garam itu sendiri, dan dampak lainnya dari ketatnya aturan pemerintah dalam industri rokok adalah Gudang Garam harus mengurangi dan menghemat biaya perusahaan yang lainnya. Salah satu caranya adalah dengan melakukan kebijakan penawaran pensiun dini kepada para karyawannya terutama karyawan borongan sigaret kretek tangan (SKT) dan operasional dengan alasan untuk mengantisipasi dampak buruk yang akan terjadi pada perusahaan dimasa mendatang akibat bertambah ketatnya peraturan industri rokok yang telah ditetapkan oleh pemerintah.

ANALISIS

1.      Mengapa perusahaan berhutang untuk menjalankan bisnis dan operasionalnya?

Alasannya untuk perusahaan bisa memperoleh dan menambah modal kerja serta biaya untuk operasional dengan lebih mudah dan cepat, apalagi sebagai perusahaan rokok membutuhkan biaya operasional yang tinggi karena banyak memperkerjakan tenaga kerja

2.      Kepada siapa perusahaan berhutang tersebut?

PT Gudang Garam melakukan kredit berupa pinjaman jangka pendek kepada sejumlah bank lokal dan asing, serta perusahaan mendapat pinjaman modal dari para  investor melalui penjualan saham perusahaan

3.      Bagaimana perusahaan melakukan pembayaran utang tersebut?

Untuk pembayaran kredit pinjaman jangka pendek kepada sejumlah bank perusahaan berusaha untuk melunasinya sebelum jatuh tempo, sementara untuk kepada investor pelunasannya dilakukan pembagian deviden kepada pemegang saham ketika perusahaan mendapatkan laba

4.      Apa saja risiko yang dihadapi oleh perusahaan?

Risiko Bisnis dan Risiko Pasar

Sesuai dengan pembahasan studi kasus, perusahaan ini yaitu PT Gudang Garam merasakan dampak dari penurunan nilai tukar rupiah yang berakibat menurunnya laba bersih perusahaan yang akan berdampak pada membagian deviden kepada para pemegang saham, serta peraturan pemerintah yang dapat menurunkan penjualan produk serta pendapatan perusahaan.

Risiko Likuiditas

Karena perusahaan berhutang maka perusahaan memiliki risiko tidak dapat melunasi seluruh utang dan kewajibannya kepada sejumlah bank dan para investornnya.

Risiko Operasional

Perusahaan membutuhkan bahan baku yang berkualitas untuk memproduksi produknya namun banyak kendala yang harus dihadapi karena kualitas panen bahan baku yang sering berubah yang tentu saja akan mengganggu proses produksi.

Risiko Peraturan Pemerintah

Sebagai perusahaan yang memproduksi rokok yang mempunyai dampak negatif  pada kesehatan, tentu saja akan ada peraturan khusus dari pemerintah untuk mengawasi penjualan produk rokok tersebut, peraturan yang berupa pengetatan dalam iklan yang tentu akan mempengaruhi penjualan produk mau tidak mau harus dihadapi oleh perusahaan.

5.      Bagaimana cara agar perusahaan dapat mengembangkan usahanya tanpa melakukan kredit atau berhutang?

Perusahaan dapat mengefisienkan pengeluaran dan memaksimalkan kinerja operasional serta penggunaan asset perusahaan yang ada agar dapat menyisihkan dana untuk melakukan promosi produk seperti menjadi sponsorship untuk acara-acara besar misalnya pertandingan olahraga bertaraf internasional, selain demi penaikan penjualan produk cara ini dilakukan agar tetap bisa berpromosi ditengah ketatnya peraturan iklan dan penjualan rokok oleh pemerintah.

Perusahaan juga dapat melakukan investasi dengan menanamkan modal dan membeli saham perusahaan lain agar mendapatkan sebagian deviden dari perusahaan tersebut untuk tambahan modal kerja.

Daftar Pustaka
http://94genia.blogspot.co.id/2016/02/studi-kasus-manajemen-risiko-berserta.html  
https://hendrign.wordpress.com/2013/10/14/manajemen-proyek-resiko/